Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Jego celem jest uproszczenie i ujednolicenie procesu wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur. Rozwiązanie to wzbudza zainteresowanie wśród przedsiębiorców i księgowych, ponieważ zmienia codzienny obieg dokumentów i wpływa na sposób prowadzenia rozliczeń podatkowych.
Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla zdecydowanej większości podatników. Oznacza to, że zarówno małe firmy, jak i duże przedsiębiorstwa będą musiały dostosować swoje systemy księgowe do nowych wymogów.
W tym artykule znajdziesz kompleksowe informacje o KSeF – od wyjaśnienia, czym dokładnie jest ten system, przez praktyczne wskazówki dotyczące jego działania, aż po omówienie korzyści i obowiązków związanych z jego wdrożeniem. Dzięki temu przewodnikowi przygotujesz się do nadchodzących zmian.
Czym jest KSeF i jakie ma znaczenie dla przedsiębiorców?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie ustrukturyzowanej. Jest to centralny system teleinformatyczny, w którym wszystkie faktury są gromadzone i przetwarzane zgodnie z jednolitym standardem.
Krajowy System e-Faktur oferuje przedsiębiorcom szereg funkcjonalności, które mają uprościć codzienną pracę i zapewnić większą przejrzystość rozliczeń. System umożliwia wystawianie faktur w jednolitym formacie XML, ich automatyczne przekazywanie kontrahentowi oraz bezpieczne przechowywanie w bazie Ministerstwa Finansów przez okres 10 lat. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi martwić się o archiwizację dokumentów ani o to, czy faktura dotarła do odbiorcy – wszystkie dane są gromadzone i dostępne w jednym miejscu.
Ważną zasadą działania KSeF jest to, że faktura wystawiona w systemie uznawana jest za doręczoną w momencie jej przesłania do KSeF, a nie w chwili wysłania jej do kontrahenta. Oznacza to, że przedsiębiorcy zyskują jednoznaczną datę doręczenia dokumentu, co eliminuje spory dotyczące terminów i ułatwia kontrolę nad rozliczeniami.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to rodzaj faktury elektronicznej w formacie XML, zgodny ze schemą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Jest ona wystawiana, przesyłana i odbierana wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Najważniejsze cechy faktury ustrukturyzowanej:
- Jednolity format (XML) – dzięki temu wszystkie faktury mają taką samą strukturę danych, co ułatwia ich odczyt i przetwarzanie w systemach księgowych.
- Wystawiana i przechowywana w KSeF – nie ma potrzeby dodatkowego przechowywania faktur przez podatnika, bo archiwizacja odbywa się w systemie Ministerstwa Finansów (minimum 10 lat).
- Data wystawienia = data przesłania do KSeF – system nadaje fakturze numer identyfikujący i potwierdza jej przyjęcie.
- Ułatwia automatyzację księgowości – systemy finansowo-księgowe mogą pobierać dane bez potrzeby ręcznego przepisywania danych.
- Bezpieczeństwo i autentyczność – faktura jest uznawana za wystawioną i doręczoną, gdy trafi do KSeF.
Można powiedzieć, że faktura ustrukturyzowana to standaryzowana faktura elektroniczna, która zastępuje PDF-y i skany przesyłane mailowo, a w przyszłości stanie się podstawowym dokumentem w obiegu gospodarczym.
E-faktura ustrukturyzowana a tradycyjna faktura elektroniczna – różnice
Faktura elektroniczna w tradycyjnym rozumieniu to dokument wystawiany w formie cyfrowej, najczęściej jako plik PDF, który następnie jest przesyłany kontrahentowi e-mailem. Taka faktura nie różni się treścią od papierowej – ma ten sam układ graficzny.
Faktura ustrukturyzowana, czyli dokument generowany w ramach KSeF, przyjmuje postać pliku XML zgodnego z określoną strukturą logiczną. Dzięki temu wszystkie dane zapisane są w jednolity sposób, który umożliwia ich automatyczne odczytywanie przez systemy księgowe i kontrolne. Nie ma tu dowolnego układu graficznego – liczy się spójność danych, a nie wygląd faktury.
Najważniejsze różnice:
- Sposób dostarczenia: PDF wysyłany jest e-mailem, natomiast faktura ustrukturyzowana trafia do KSeF i jest automatycznie dostępna dla odbiorcy.
- Archiwizacja: faktury PDF przedsiębiorca musi przechowywać samodzielnie, natomiast w KSeF faktury są przechowywane centralnie przez 10 lat.
- Weryfikacja autentyczności: faktura PDF może być podrobiona lub zmodyfikowana, natomiast faktura w KSeF ma nadany numer identyfikacyjny i jest potwierdzona systemowo – nie ma ryzyka fałszerstwa.
- Standaryzacja danych: PDF jest tylko „obrazem” dokumentu, który księgowy musi ręcznie wprowadzić do systemu, natomiast XML z KSeF można automatycznie importować do programu księgowego, co przyspiesza księgowanie i zmniejsza liczbę błędów.
- Dostępność: w przypadku PDF kontrahent musi odebrać e-mail i przechowywać plik u siebie; w KSeF faktura jest dostępna online zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy od razu po jej zatwierdzeniu.
- Status dostarczenia: przy fakturze PDF nie ma pewności, czy kontrahent faktycznie odebrał e-maila. W KSeF status wystawienia i odbioru faktury jest rejestrowany i możliwy do sprawdzenia.
Dzięki temu e-faktura ustrukturyzowana zapewnia większe bezpieczeństwo, automatyzację i eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów.
Od kiedy zacznie obowiązywać KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
Przepisy przejściowe umożliwiające do końca 2026 r. wystawianie faktur poza KSeF dotyczą przedsiębiorców, których wartość sprzedaży z faktur w danym miesiącu nie przekracza wartości 10 000 zł. Do końca 2026 roku mali przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury poza KSeF o ile łączna wartość sprzedaży na fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł.
Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy podatników VAT którzy wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż towarów lub usług.
Czy faktury dla konsumentów (B2C) trzeba wystawiać w KSeF?
Jednym z częstszych pytań przedsiębiorców jest to, czy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) trzeba obowiązkowo wystawiać faktury dla konsumentów, czyli tzw. faktury B2C (Business to Consumer).
Zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie, wystawianie faktur B2C w KSeF jest dobrowolne. Oznacza to, że przedsiębiorca może, ale nie musi wystawiać faktur ustrukturyzowanych na rzecz osób prywatnych.
W praktyce oznacza to, że jeśli klient – konsument – poprosi o fakturę, nadal możesz wystawić ją w tradycyjnej formie (np. PDF lub papier), a skorzystanie z KSeF w tym przypadku będzie jedynie opcją.
Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorcy mają większą elastyczność – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wyłącznie transakcji B2B, czyli między firmami.
Jak funkcjonuje KSeF w praktyce?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur opiera się na prostym, ale ściśle określonym procesie. Przedsiębiorca wystawia fakturę w systemie księgowym lub bezpośrednio w aplikacji KSeF. Dokument, przygotowany w formacie ustrukturyzowanym XML, trafia do centralnej bazy Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Od tego momentu faktura jest uznawana za doręczoną kontrahentowi, który może ją pobrać ze swojego konta w KSeF. Odbiorca nie musi otrzymywać dodatkowego e-maila ani papierowej wersji – faktura staje się dostępna automatycznie.
Dostęp do systemu wymaga odpowiedniego uwierzytelnienia. Można to zrobić m.in. za pomocą podpisu kwalifikowanego, pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego, a także specjalnego tokena generowanego w systemie. To rozwiązanie ma zapewnić bezpieczeństwo i zagwarantować, że z KSeF korzystają wyłącznie osoby uprawnione.
W praktyce większość przedsiębiorców nie będzie korzystać z KSeF ręcznie – system jest przygotowany do integracji z popularnymi programami księgowymi i ERP. Oznacza to, że wystawiając fakturę w dotychczasowym oprogramowaniu, użytkownik będzie mógł przesłać ją do KSeF automatycznie, bez konieczności logowania się do odrębnej aplikacji. Dzięki temu codzienna praca stanie się bardziej płynna i zbliżona do dotychczasowych nawyków.
Główne zalety korzystania z KSeF dla firm i księgowych
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi szereg korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i biurom rachunkowym. Do najważniejszych należą:
- Automatyczne archiwizowanie faktur – wszystkie dokumenty wystawione w KSeF przechowywane są w centralnym systemie Ministerstwa Finansów przez okres 10 lat. Przedsiębiorca nie musi tworzyć własnych archiwów ani martwić się o utratę danych.
- Krótszy czas zwrotu VAT – korzystanie z KSeF umożliwia otrzymanie zwrotu podatku nawet do 40 dni (zamiast standardowych 60). To realna poprawa płynności finansowej firm.
- Brak konieczności wysyłania faktury kontrahentowi – w momencie nadania fakturze numeru systemowego, jest ona automatycznie dostępna dla odbiorcy w KSeF. To eliminuje potrzebę przesyłania jej mailem czy w formie papierowej.
- Mniejsze ryzyko zagubienia dokumentu – faktury nie giną w skrzynkach mailowych ani w segregatorach. Wszystkie są w jednym systemie, dostępnym zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.
Dzięki tym rozwiązaniom KSeF znacząco usprawnia procesy księgowe i zmniejsza obciążenia administracyjne.
Czy KSeF oznacza koniec faktur papierowych?
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF w 2025 roku, faktury papierowe w zasadzie znikną z codziennego obrotu gospodarczego. Podstawową formą dokumentowania sprzedaży stanie się faktura ustrukturyzowana wystawiana w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Finansów.
Możliwość korzystania z faktur papierowych pozostanie jedynie w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy przedsiębiorca nie ma dostępu do internetu lub korzysta ze zwolnień przewidzianych w przepisach szczególnych. Takie przypadki będą jednak rzadkie i mają charakter tymczasowy.
Dla przedsiębiorców przyzwyczajonych do papierowych dokumentów oznacza to dużą zmianę w sposobie pracy. Zamiast przechowywania segregatorów z fakturami, wszystkie dane znajdą się w jednym miejscu online. W praktyce wymusi to na firmach i biurach rachunkowych szersze wykorzystanie narzędzi cyfrowych, ale jednocześnie ograniczy biurokrację i ryzyko zagubienia dokumentów.
KSeF a systemy OCR – czy zastąpią się wzajemnie?
Systemy OCR (ang. Optical Character Recognition) od lat wspierają przedsiębiorców w digitalizacji dokumentów papierowych. Dzięki nim możliwe jest zeskanowanie faktury i automatyczne odczytanie danych, co ułatwia ich późniejsze zaksięgowanie.
KSeF w dużej mierze eliminuje konieczność korzystania z OCR przy fakturach wystawianych i odbieranych bezpośrednio w systemie. Dane są bowiem od razu dostępne w formacie ustrukturyzowanym XML, co pozwala na ich bezbłędne i automatyczne przetwarzanie przez programy księgowe – bez konieczności odczytywania treści z obrazu faktury.
Nie oznacza to jednak całkowitego końca roli OCR. Technologia ta będzie nadal potrzebna w sytuacjach, gdy przedsiębiorca otrzyma dokument w formie papierowej lub w innym formacie elektronicznym (np. skan PDF spoza KSeF). W takich przypadkach OCR pozostaje przydatnym narzędziem do wprowadzania danych do systemu księgowego.
W praktyce można więc powiedzieć, że KSeF ograniczy, ale nie wyeliminuje OCR – jego zastosowanie będzie coraz rzadsze, lecz nadal potrzebne w specyficznych sytuacjach.
Czy można już korzystać i testować KSeF?
Tak – przedsiębiorcy mają już możliwość korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w formie środowiska testowego, które udostępnia Ministerstwo Finansów. Dzięki temu można sprawdzić działanie aplikacji podatnika, zapoznać się z procesem wystawiania i odbierania faktur, a także przetestować integrację systemu z własnym oprogramowaniem księgowym.
Aby dobrze przygotować się do obowiązkowego wdrożenia w 2026 roku, przedsiębiorstwa powinny już teraz:
- zapoznać się z działaniem aplikacji podatnika,
- sprawdzić możliwości integracji swojego programu księgowego z KSeF,
- przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość,
- opracować nowe procedury obiegu dokumentów w firmie.
Dzięki takiemu podejściu moment przejścia na obowiązkowe korzystanie z systemu nie będzie wiązał się z nagłymi zmianami i ryzykiem błędów.
Czy wystawienie faktury w KSeF „na próbę” oznacza obowiązek korzystania z systemu?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy jeśli przed 1 lutego 2026 r. wystawią kilka faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), to od tego momentu będą musieli obowiązkowo korzystać z systemu. To częste pytanie wśród osób, które chcą wcześniej sprawdzić, jak działa faktura ustrukturyzowana.
Odpowiedź brzmi: nie. Wystawienie faktury w KSeF w tzw. okresie fakultatywnym (przed wejściem w życie obowiązku) nie powoduje, że przedsiębiorca musi od razu przejść w pełni na ten system. Możesz więc testowo wystawić kilka dokumentów, aby zapoznać się z obsługą KSeF, i nadal korzystać ze „starych” form faktur (np. w PDF czy papierowych).
Pamiętaj jednak, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie się dopiero w terminach przewidzianych ustawowo – od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r. Wtedy każda faktura sprzedażowa będzie musiała mieć postać ustrukturyzowaną i być wystawiana przez KSeF.
Co to jest tryb offline24 w KSeF?
Nowym rozwiązaniem wprowadzanym wraz z obowiązkowym korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest tzw. tryb offline24. Umożliwia on wszystkim podatnikom wystawianie faktur ustrukturyzowanych poza KSeF – na przykład w sytuacji, gdy pojawią się problemy z siecią lub całkowity brak dostępu do Internetu.
Dzięki trybowi offline24 przedsiębiorca nie musi wstrzymywać sprzedaży ani opóźniać wystawienia dokumentu. Wystarczy, że przygotuje e-fakturę zgodną ze wzorem KSeF, a następnie prześle ją do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Warto pamiętać, że faktury wystawiane w trybie offline24 muszą być oznaczone dwoma kodami QR. Drugi kod QR można wygenerować wyłącznie wówczas, gdy podatnik wcześniej pobierze odpowiedni certyfikat KSeF.
Rozwiązanie to daje przedsiębiorcom większą elastyczność i bezpieczeństwo – nawet przy braku Internetu mogą oni wystawić fakturę ustrukturyzowaną, a system KSeF zostanie uzupełniony później.
Jak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą uzyska dostęp do KSeF?
Jak wygląda dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych? Dobra wiadomość jest taka, że w przypadku osób fizycznych będących podatnikami VAT, system automatycznie przypisuje tzw. uprawnienia właścicielskie.
Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą i posiadający NIP nie musi niczego zgłaszać ani składać dodatkowych wniosków, aby korzystać z KSeF. Dostęp jako właściciel jest nadawany automatycznie.
Uprawnienie właścicielskie to specjalny rodzaj uprawnienia przypisanego systemowo do identyfikatora NIP podatnika. Dzięki temu podatnik – osoba fizyczna – od razu ma pełny dostęp do KSeF i może wystawiać, odbierać oraz zarządzać fakturami ustrukturyzowanymi.
W jaki sposób osoba fizyczna może zalogować się do KSeF?
Osoba prowadząca działalność gospodarczą i posiadająca uprawnienia właścicielskie może zalogować się do KSeF na kilka sposobów:
-
za pomocą Podpisu Zaufanego (Profil Zaufany),
-
przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jeżeli jednak podpis elektroniczny nie zawiera numeru NIP ani PESEL, konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie danych tego podpisu. W tym celu należy złożyć formularz ZAW-FA, który umożliwia powiązanie podpisu z konkretnym podatnikiem.
Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje bezpieczny i pełny dostęp do KSeF, a korzystanie z systemu staje się szybkie i wygodne.
W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną, np. spółek?
W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, np. spółek, dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) odbywa się na innych zasadach niż w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych.
Jeśli firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, może korzystać z KSeF na podstawie domyślnych uprawnień właścicielskich. W takiej sytuacji spółka nie musi składać żadnych zgłoszeń do urzędu skarbowego – dostęp do KSeF zostaje nadany automatycznie.
Natomiast w przypadku, gdy spółka nie dysponuje pieczęcią elektroniczną z NIP, konieczne jest złożenie formularza ZAW-FA. W formularzu tym firma wskazuje osobę fizyczną, która uzyskuje prawo do korzystania z KSeF w jej imieniu.
Co istotne, osoba fizyczna uprawniona do działania w KSeF w imieniu spółki może następnie nadawać kolejne uprawnienia elektronicznie – zarówno innym pracownikom, jak i biuru rachunkowemu obsługującemu firmę.
Dzięki temu proces nadawania dostępu do KSeF jest bezpieczny, a jednocześnie elastyczny – przedsiębiorcy mogą w prosty sposób zarządzać uprawnieniami w systemie.
Podsumowanie
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF to jedna z najważniejszych transformacji w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. To nie tylko zmiana techniczna, ale i organizacyjna: stawia nowe wymagania wobec oprogramowania, procedur i kompetencji pracowników.
Jednak, jeśli podejdziesz do tego etapowo — poznasz nowe terminy, przetestujesz rozwiązania, przeszkolisz zespół i na bieżąco monitorujesz zmiany — szansa na sukces jest bardzo realna. Pamiętaj: kluczem jest przygotowanie z wyprzedzeniem.
Więcej o KSEF:
Masz pytania dotyczące KSeF albo wystawiania faktur ustrukturyzowanych? A może zastanawiasz się, jak nowe przepisy wpłyną na Twoją firmę?
Zostaw komentarz pod artykułem – chętnie odpowiemy na Twoje pytania i rozwiejemy wątpliwości. Twoje doświadczenia i opinie mogą też pomóc innym przedsiębiorcom, którzy przygotowują się do zmian w KSeF.